Yeşil Kahve Sevkiyat Belgeleri: Gönderimden Önce Neler Eşleşmeli?

Bir kahve sevkiyatının dosyasındaki bütün belgeler mevcut olsa bile teslim alma süreci belirsiz kalabilir. Farklı bir parti kodu, açıklanmayan bir ağırlık veya yanlış alıcı bilgisi, hangi kaydın yükü gerçekten tanımladığı sorusunu doğurur. Sevkiyat öncesindeki yararlı kontrol, ekleri saymak yerine belgeler arasındaki bağlantıları inceler.

Bu rehber, yeşil kahve alıcıları için pratik bir kontrol listesi sunar. Kararlaştırılan güzergâhın gerekliliklerini ithalatçı, yetkili makamlar ve lojistik ekibiyle teyit edin.

Sevkiyat belgelerinde hangi bilgiler birbiriyle tutarlı olmalı?

Kahvenin ve teslim alacak tarafların kimliğiyle başlayın. Ürün tanımını, parti kodlarını, ambalaj adetlerini, ağırlığın hangi esasa göre verildiğini ve varış yerini, bu alanları içeren belgeler arasında karşılaştırın.

Her belgeye ayrı sütun ayırdığınız tek bir karşılaştırma formu hazırlayın. Bir alan formun yapısı gereği bulunmuyorsa “uygulanmaz” olarak işaretleyin; her belgeye aynı bilgiyi zorla eklemeyin. Farklılıkları belgeyi düzenleyen tarafla giderin; düzeltilmiş sürümü, tarihini ve değişiklik nedenini saklayın.

Çeki listesi hangi bilgileri açıkça göstermeli?

Çeki listesi, sevkiyatın içeriğini ambalaj ve ağırlık bazında takip etmeyi sağlamalıdır. Kahvenin net ağırlığını ambalaj ağırlığından ayırın; her rakamın birimini ve hangi grubu kapsadığını açıkça belirtin.

Örneğin adedin çuvalı mı, paleti mi yoksa tüm sevkiyatı mı ifade ettiğini kontrol edin. Aynı konteynerde birden fazla kahve partisi varsa, ambalaj ve ağırlık dağılımını her parti için ayrı isteyin. Mümkün olduğunca satın alma dosyasında, paketleme kaydında ve teslim alma listesinde aynı parti kodlarını kullanın.

Menşe ve bitki sağlık belgeleri aynı soruyu mu yanıtlar?

Hayır. Menşe belgeleri eşyanın menşeini, bitki sağlık sertifikası ise bitki sağlığı gerekliliklerini ele alır. Bu belgelerin hiçbiri, alıcıyla kararlaştırılan kahve kalite şartnamesinin yerine geçmez.

Dünya Gümrük Örgütü, menşe işlemlerinin ilgili gümrük idaresiyle teyit edilmesini önerir. Uluslararası Bitki Koruma Sözleşmesi’nin ISPM 12 standardı, ihracat ve yeniden ihracat için bitki sağlık sertifikalarını kapsar. Varış yeri ve güzergâh için hangi belgelerin, beyanların ve biçimlerin kabul edildiğini yetkili makamlara sorun. Önceki siparişin listesini sorgulamadan kopyalamak yerine, alınan teyidi sevkiyat dosyasında saklayın.

Hangi taşıma bilgileri son kontrolden geçirilmeli?

Taşıma belgesini onaylanmış sevk talimatıyla karşılaştırın; taraflara, güzergâha ve yük referanslarına dikkat edin. Taslağı kontrol edilecek bir belge olarak değerlendirin ve kullanılacak nihai belgeyi ve yük teslim prosedürünü teyit edin.

Konteyner ve mühür numaralarını belli olduklarında kontrol edin; uyuşmazlığı kimin çözeceğini kaydedin. Ayrıca konteynerin doğrulanmış brüt ağırlığını kimin, hangi son tarihe kadar bildireceğini sorun. Uluslararası Denizcilik Örgütü, SOLAS kuralları kapsamındaki dolu konteynerlerin yüklenmesi için VGM bilgisinin zamanında iletilmesini ön koşul olarak tanımlar; bu değer yalnızca kahvenin net ağırlığı değildir.

Sevkiyat BAE üzerinden geçiyorsa ne değişir?

Yükün fiziksel güzergâhını ticari iletişim adresinden ayrı değerlendirin. Menşeden kararlaştırılan varış yerine doğrudan gönderim için o güzergâha uygun bir belge planı gerekir; BAE üzerinden yeniden ihracatta da ilgili güzergâh ve sertifika kontrolleri yapılmalıdır.

Sipariş kaydına seçilen Incoterms® kuralını, adı belirtilen yeri ve kullanılan sürümü yazın. Uluslararası Ticaret Odası kuralları teslim yükümlülüklerini, masrafları ve riskleri paylaştırır; ancak her belgeyi kimin hazırlayacağı, kontrol edeceği ve teslim alacağı ayrıca belirlenmelidir. BAE’de bir ticari adres bulunması, kahvenin orada hazır stokta olduğu anlamına gelmez.

Alıcı belge kontrolünü nasıl takip edilebilir hâle getirebilir?

Kısa bir onay kaydı tutun ve açık kalan her konuya bir sorumlu atayın. Hangi sürümün kontrol edildiğini ve hangi bilgilerin yüklemeye veya nihai belgenin düzenlenmesine bağlı olduğunu kaydedin.

• Sevkiyattan önce varış yerini, güzergâhı ve belge gerekliliklerini teyit edin.
• Ürün tanımını, parti kodlarını, ambalaj adetlerini ve ağırlık açıklamalarını karşılaştırın.
• Teslim alacak tarafın bilgilerini ve taşıma belgesi talimatlarını kontrol edin.
• Eksik nihai referansları, sorumlularını ve kararlaştırılan takip tarihini yazın.
• Nihai belge setini, onaylanmış sipariş ve teslim alma kaydıyla birlikte saklayın.

Güzergâh planlarken Dubai için yeşil kahve tedariki (İngilizce) ve BAE üzerinden yeşil kahve alımı (İngilizce) rehberlerini inceleyebilirsiniz. MRGT’de minimum sipariş bir adet 20 fitlik konteynerdir. BAE’de bulunabilirlik teyide tabidir; doğrudan sevkiyat, menşeden müşterinin kararlaştırılan varış yerine yapılır. Güzergâhı ve belge planını WhatsApp üzerinden görüşün.

Alıcıların soruları

Her varış yeri aynı belge setini mi gerektirir?

Hayır. Eşya, varış yeri ve güzergâha göre gerekli belgeleri ve kabul edilen biçimleri ithalatçı ve yetkili makamlarla teyit edin.

Kahvenin net ağırlığı konteynerin VGM değeri olarak kullanılabilir mi?

Bu iki değeri eşdeğer kabul etmeyin. Net ağırlık kahveyi, doğrulanmış brüt ağırlık ise dolu konteyneri ifade eder. Uygulanacak hesaplama veya tartım yöntemini ve bildirim düzenini sorumlu lojistik tarafıyla teyit edin.

İki belgede farklı parti bilgileri varsa ne yapmalıyım?

Nihai belge setini kabul etmeden önce belgeleri düzenleyen taraflardan uyuşmazlığı gidermelerini isteyin. Karşılaştırma formunuzdaki referansı açıklamasız değiştirmek yerine, düzeltilmiş sürümleri ve değişiklik kaydını saklayın.